Przykładowy mail – jak napisać + [wzór wiadomości email]

Jak napisać e-mail? Wzór i przykładowy mail

Dla większości z nas e-mail jest najpopularniejszą formą komunikacji biznesowej, czy tej mniej formalnej z kolegą. Z wielu powodów ważne jest, aby zrobić to dobrze. Chociaż e-maile zwykle nie są tak formalne jak listy, nadal muszą być profesjonalne, aby przedstawiać dobry wizerunek Ciebie i Twojej firmy jeśli mówimy o biznesie. Tak samo wśród znajomych, nie chcesz aby uważali że jesteś niechlujny.

Jak napisać formalną wiadomość e-mail

Wykonaj te pięć prostych kroków, aby upewnić się, że Twoje e-maile są idealne i profesjonalne ukazują Ciebie w pozytywnym świetle.

POBIERZ SWÓJ DARMOWY RAPORT TERAZ ZANIM Go SKASUJEMY

Ten DARMOWY raport ujawnia sekrety które spowodują znaczny wzrost Twoich zarobków i sprzedaży z reklam…

First NameImię

Your emailWpisz swój email

WYŚLIJ

(sekrety prosto ze źródła, tylko konkrety-zero spamu)

Zacznij od powitania

Zawsze otwieraj e-mail z pozdrowieniami, takimi jak „Drogi Panie”, „Szanowna Pani”. Jeśli Twoja relacja z czytelnikiem jest formalna, użyj jego nazwiska (np. „Drogi Panie Kowalski”). Jeśli związek jest bardziej swobodny i mniej formalny, możesz po prostu powiedzieć „Cześć Aniu”. Jeśli nie znasz nazwiska osoby, do której piszesz, użyj: „Proszę przekierować tę wiadomość do osoby z działu XYZ” lub „Szanowny Panie/Szanowna Pani”.

Podziękuj odbiorcy

Jeśli odpowiadasz na zapytanie klienta, powinieneś zacząć od podziękowania. Na przykład, jeśli ktoś ma pytanie dotyczące Twojej firmy, możesz powiedzieć „Dziękujemy za skontaktowanie się z firmą UniqueSEO”. Jeśli ktoś odpowiedział na jeden z Twoich e-maili, nie zapomnij powiedzieć „Dziękuję za szybką odpowiedź” lub „Dziękuję za kontakt”. Podziękowanie czytelnikowi uspokoi go i sprawi, że będziesz wydawał się bardziej uprzejmy.

Określ swój cel

Jeśli rozpoczynasz komunikację e-mailową, zacznij od określenia swojego celu. Na przykład „Piszę, aby zapytać o …” lub „Piszę w odniesieniu do …”.

Jasno określ swój cel na wczesnym etapie e-maila, a następnie przejdź do głównego tekstu wiadomości. Pamiętaj, że ludzie chcą szybko czytać e-maile, więc używaj krótkich i jasnych zdań. Będziesz także musiał zwracać szczególną uwagę na gramatykę, ortografię i interpunkcję, aby zaprezentować profesjonalny wizerunek siebie i swojej firmy.

Dodaj swoje uwagi końcowe

Zanim zakończysz e-mail, uprzejmie jest jeszcze raz podziękować czytelnikowi i dodać ewentualne uwagi końcowe. Możesz zacząć od „Dziękuję za cierpliwość i współpracę” lub „Dziękuję za uwagę”, a następnie: „Jeśli masz jakieś pytania lub wątpliwości, nie wahaj się dać mi znać” i „Nie mogę się doczekać odpowiedzi od Ciebie”.

Zakończ odpowiednią frazą

Ostatnim krokiem jest dopisanie odpowiedniego zamknięcia z Twoim imieniem i nazwiskiem. „Pozdrawiam”, „Z poważaniem” i „Dziękuję”. Te zwroty są profesjonalne. Unikaj zakończeń , takich jak „na zdrowie”, chyba że jesteś dobrym przyjacielem czytelnika. Na koniec, zanim naciśniesz przycisk wysyłania, jeszcze raz przejrzyj i sprawdź pisownię wiadomości e-mail, aby upewnić się, że jest naprawdę idealna!

Wybierz bardzo dobrą platformę e-mail marketingu

My osobiście polecamy:

• getResponse, albo
• maileLite

FAQ

Co to jest email

Email jest to wiadomość wysyłana pomiędzy dwoma użytkownikami internetu. Służy w różnych celach. Może to być zadanie pytania, przyjacielska konwersacja, wymiana poglądów, poproszenie o ofertę, czy email marketing. Korespondencja email jest popularna zkilku powodów:

• jest tania (wręcz darmowa)
• jest szybka
• jest łatwa

Jak prawidłowo napisać e-mail?

Istnieje kilka podstawowych zasad pisania emaili:

• email musi być precyzyjny i krótki
• musi być zwięzły, czyli dokładnie musimy opisać informację i cel
• dobrze sformułuj temat, aby odbiorca mógł odnaleźć taką wiadomość w przyszłości w łatwy sposób na swojej skrzynce
• oficjalny email powinien wyglądać jak notatka służbowa
• pamiętaj, że to co napisane w internecie zostaje na zawsze więc nie pisz czegoś za co mógłbyś się wstydzić
• pisząc formalny email nie używaj emotikonów
• styl wypowiedzi musi być dostosowany do adresata wiadomości
• najbezpieczniej nie znając osoby jest rozpocząć wiadomość email tradycyjnym: „Szanowny Panie” lub „Szanowna Pani”
• zachowaj czytelne formatowanie z odstępami i spacją
• adresata wiadomości wpisz dopiero przed samym sfinalizowanie emaila, tak aby przez przypadek nie przesłać draftu na brudno
• na końcu dodaj CTA, czyli działanie jakiego oczekujesz od adresata

Jak rozpocząć wiadomość email?

„W kontaktach o charakterze oficjalnym i półoficjalnym przyjęło się list rozpoczynać formułą Witam, Dzień dobry lub inną, podobną. Nie są one zgodne z tradycyjnymi polskimi zwyczajami prowadzenia korespondencji i nadal budzą wątpliwości niektórych osób. Co więcej, wprowadzają dystans do komunikacji, nie zawsze wiec są pożądane. W związku z tym, gdy wysyłamy listy do osób preferujących tradycyjne sposoby i zasady komunikacji, powinniśmy używać formuł powszechnie akceptowalnych, np. Panie Redaktorze lub Szanowny Panie Profesorze. Można też w ogóle zrezygnować z nagłówka, jeśli pisze się do dobrego znajomego lub jeśli dany list jest kolejnym z serii listów, jakie wymieniamy z daną osobą” (Polszczyzna na co dzień 2006: 317).

E-mail – przykład

Szanowni Państwo,

zgodnie z naszą rozmową telefoniczną przesyłamy wskazówki do tworzenia profili w mediach społecznościowych wraz z opisem podstawowych zadań i komunikatów zgodnych z założeniami marki. Tak jak ustaliliśmy termin wykonania przypada na dzień 16.09.2023 r., a same profile będą tworzone przez Państwa pracownika odpowiedzialnego za komunikację z klientem.

Bardzo proszę o przesłanie gotowego raportu na nasz adres: przykład@uniqueseo.pl

W razie jakichkolwiek pytań proszę o kontakt.

Z poważaniem

Rafał Szrajnert

RS Holding Sp. z o.o.
ul. Przykład 1
10-010 Warszawa
tel.: +48 123 123 123

A jak jest u Ciebie?

Przy okazji, daj znać co sądzisz o dzisiejszym wpisie pt. Przykładowy mail – jak napisać + [wzór wiadomości email]?

Napisz w komentarzu.