Jak pisać maile (oficjalny e-mail)

Yoast SEO wtyczka wordpress SEO
29 sierpnia, 2021
Widżet Callpage i jego integracja
29 sierpnia, 2021
Jak pisać maile

Formalny adres e-mail, czy gmail? Pisać z poważaniem, a może wybrać styl biznesowy czy przyjacielski? Każdy z nas miał taki okres w życiu że zastanawiał się jako poprawnie pisać jako nadawca, tak aby odbiorca chciał przeczytać całość.Więc jakie są zasady pisania e-maili. Czy zwrot grzecznościowy nie jest już przestarzały? A co zrobić w korespondencji służbowej?

Otóż odpowiedzi na wszystkie te pytania znajdują się w tekście poniżej.

Także zapraszam do wpisu “jak pisać maile/jak napisać e-mail”.

Jak napisać email?

Wielu z nas nie wyobraża sobie dzisiaj życia bez poczty elektronicznej: często to za jej pomocą pracujemy, otrzymujemy rachunki do zapłaty, dokonujemy zamówień w sklepach internetowych, przesyłamy wiadomości pomiędzy rodziną i przyjaciółmi, niejednokrotnie adresem mailowym uwierzytelniamy też różnego rodzaju konta w serwisach internetowych – zastosowania e-maili w naszej codzienności można wymieniać jeszcze bardzo, bardzo długo. Jednak czy każdy z nas potrafi w sposób sprawny i adekwatny do sytuacji napisać wiadomość elektroniczną? Poniżej znajdziemy kilka praktycznych wskazówek dla wszystkich tych, którzy chcieliby dowiedzieć się jak napisać e mail, by nie narazić się na niezrozumienie bądź co gorsza na kompromitację ze strony odbiorcy.

Jak napisać e-mail

Czym tak właściwie jest poczta e-mail i jakie są najpopularniejsze konta pocztowe?

Poczta elektroniczna, popularnie nazywana po prostu e mailem, jest najprościej ujmując, usługą elektroniczną, która ma za zadanie umożliwić nam przesyłanie i odbieranie listów elektronicznych za pomocą sieci internetowej. Wiadomości te, podobnie jak listy wysyłane sposobem tradycyjnym, mogą zawierać nie tylko pisaną przez nas treść, ale również różnego rodzaju załączniki. Poczta mailowa ma jednak znaczną przewagę nad zwykłymi listami: dzięki niej można przesłać w błyskawiczny i najczęściej darmowy sposób, wiadomości z dołączonymi plikami, takimi jak zdjęcia, skany czy inne multimedia, na przykład nagrania.

Każda z osób posiadająca dostęp do urządzenia podłączonego do internetu i chcąca założyć konto pocztowe online, ma do wyboru wiele różnych opcji, zarówno darmowych, jak i płatnych. Administratorzy poszczególnych serwisów dbają o to, aby założenie konta było łatwe (najczęściej podajemy tylko imię, nazwisko i nazwę użytkownika, opcjonalnie numer telefonu oraz adres innej poczty e mail), a jego obsługa była intuicyjna i jak najprzyjemniejsza dla użytkownika. Obecnie do najpopularniejszych darmowych dostawców poczty elektronicznej w naszym kraju zalicza się: gmail, wp.pl, onet.pl, interia.pl, o2.pl, gazeta.pl oraz yahoo.com.

Jak napisać maila prywatnego?

Pisanie wiadomości prywatnych jest znacznie prostsze niż tworzenie oficjalnych listów elektronicznych, przynajmniej jeśli chodzi o formę, ponieważ z treścią, jak wiadomo, różnie bywa. W zasadzie nie ma jakichkolwiek wytycznych co do tego, jak powinna wyglądać nieoficjalna wiadomość, mamy więc dowolność co do wyboru czcionki, kolorów, form grzecznościowych czy dodawania tzw. emotikonek. Te małe, graficzne obrazki mają za zadanie oddać nasz nastrój czy zaakcentować, że żartujemy lub dać do zrozumienia, że dane zdanie odbiorca powinien odebrać z tzw. przymrużeniem oka.

Jednak tworząc list elektroniczny do rodziny lub znajomych, dobrze zwrócić uwagę na kilka ważnych kwestii, które pozwolą na to, by wiadomość była czytelna i jasna w odbiorze. Miłym akcentem jest zawsze przywitanie się z odbiorcą, może to być klasyczne “dzień dobry”, “witam”, “cześć”, “hej” czy inne dowolne pozdrowienie. Również na końcu możemy zamieścić zwrot typu “pozdrawiam”, “trzymaj się”, “do zobaczenia”- wszystko zależne jest od kontekstu i stopnia zażyłości z daną osobą. Nie zapominajmy również o podpisie, szczególnie jeśli wysyłamy do kogoś wiadomość po raz pierwszy.

Jeśli chodzi o czytelność wiadomości, to zawsze dbajmy o to, by czcionki i litery były wyraźne, w przypadku dłuższego tekstu dzielmy go na akapity, nie wahajmy się też używać wypunktowań czy myślników (przesyłając na przykład listę zakupów czy przepis kulinarny), dzięki temu wysyłany przez nas list będzie łatwy i przyjemny w odbiorze. Jeśli wysyłamy załączniki, dobrze jest zaakcentować to w tekście, np. w taki sposób “w załączniku przesyłam Ci zdjęcia”, aby adresat przez przypadek ich nie pominął.

Jak napisać e mail oficjalny/służbowy?

Znacznie więcej uwagi, jeśli chodzi o adekwatną formę i treść, poświęcamy mailom oficjalnym- piszemy je na przykład w pracy, kontaktując się z współpracownikami, szefostwem, kontrahentami i klientami czy chcąc załatwić coś z nauczycielami w szkole dziecka bądź z kadrą nauczycielską na studiach. Coraz częściej mailowo zwracamy się również do różnego rodzaju instytucji czy urzędów administracyjnych. Zgodnie z zasadą “jak nas widzą tak nas piszą” warto postarać się o to, by nasze wiadomości elektroniczne wyglądały profesjonalnie i były jasne oraz zrozumiałe dla odbiorców.

Tworząc temat naszej wiadomości, pamiętajmy o tym, by był zwięzły i dobrze oddawał teść wysyłanego przez nas listu. A teraz do rzeczy: jak napisać maila, spełniającego różnorodne kryteria, by moc określić go jako w pełni profesjonalne i dobrze wykonane pismo? Zaczynając od samej góry wiadomości, powinniśmy zadbać o to, by zamieścić odpowiednie przywitanie, najczęściej stosowaną formą jest “dzień dobry”, ponieważ zwrot “witam” uznawany jest za kolokwialny i niewłaściwy do użytku w wiadomościach oficjalnych.

Zamiast powitania możemy też zacząć maila od “Szanowni Państwo/ Szanowna Pani/ Szanowny Panie”- jest to najbezpieczniejsza i zawsze odpowiednia forma. Po powyższych zwrotach zakończonych przecinkiem zaczynamy nowy akapit z małej literki – powinien on zawierać krótko scharakteryzowany główny problem naszej wiadomości, jeśli przedtem odbyliśmy spotkanie bądź rozmowę telefoniczną, dobrze jest do tego nawiązać, na przykład poprzez zwrot ” w nawiązaniu do naszego ostatniego spotkania” bądź “w związku z rozmową telefoniczną odbytą…”.

W dalszej części, czyli w kolejnych akapitach, możemy rozwinąć problem z jakim zwracamy się do adresata, a w końcowej części wysyłanej treści powinno znaleźć się jasne określenie tego, czego oczekujemy od odbiorcy. Można użyć zwrotów takich jak ” w związku z powyższym proszę o…” czy “dlatego zwracam się z uprzejma prośbą o…”. Cała teść powinna być jasna, precyzyjną i konkretna, bez zbędnych zawiłości, przez które odbiorca będzie zmuszony do zastanowienia się o co tak, właściwie nam chodzi.

W mailach oficjalnych powinniśmy używać jak najbardziej czytelnych i standardowych czcionek, oszczędnie należy stosować pogrubienia, podkreślenia i kolory w tekście, oznaczając nimi tylko absolutnie niezbędne fragmenty. Nie używajmy też kursywy, ponieważ zmniejsza ona czytelność tekstu, w mailach służbowych czy skierowanych do instytucji nie używa się też emotikonek, jest to bardzo nieprofesjonalne i może zastać odebrane jako spoufalanie się.

Pamiętajmy też o odpowiednich odstępach w pomiędzy linijkami tekstu i stosowaniu akapitów, które znacznie zwiększają czytelność tekstu. W tego typu wiadomościach powinniśmy podpisywać się pełnym imieniem i nazwiskiem, możemy dodać również piastowane stanowisko i nazwę firmy, jeśli jest to wiadomość służbowa, a także kontaktowy numer telefonu.

Jak ułatwić sobie wysyłanie wiadomości mailowych?

Większość kont poczty elektronicznej daje nam róże możliwości, dzięki którym pisanie maili, będzie szło nam szybciej i sprawniej. Najpopularniejszą i wykorzystywaną przez zdecydowaną większość użytkowników jest możliwość zapisywania kontaktów, czyli innych niż nasz adresów email, do których wysyłaliśmy już wiadomości.

Dzięki temu unikamy żmudnego wpisywania adresu za każdym razem kiedy chcielibyśmy wysłać wiadomość- wystarczy, że wpiszemy kilka pierwszych lub nawet kolejnych liter i już możemy wybrać adresata z wyświetlonej listy. Najczęściej opcja ta nie wymaga aktywacji. Inną przydatną funkcjonalnością jest katalogowanie wiadomości: dzięki temu możemy podzielić otrzymywane maile na dowolne kategorie, na przykład na korespondencję od klientów, kontrahentów i wewnętrzną. Ważne wiadomości możemy oznaczać też tzw. gwiazdkami. Powyższe funkcjonalności pozwolą nam na szybkie i sprawne poruszanie po naszym koncie pocztowym, co może być niezwykle przydatne podczas tworzenia złożonej korespondencji, odwołującej się do poprzednich wiadomości.

Nieocenionym ułatwieniem dla wielu z nas może być również automatyczne wstawianie naszego podpisu do każdej wysyłanej wiadomości. Można dzięki temu zaoszczędzić sporo czasu i uniknąć literówek, przekręcając swoje nazwisko, numer telefonu czy NIP. Najczęściej tworzy się je poprzez wybranie w opcjach ustawień i dodanie sformatowanych przez siebie stopki bądź podpisu.

Możemy wstawić tam dowolny tekst, najczęściej jest to imię i nazwisko wraz z numerem telefonu, a w przypadku maili służbowych także informacje na temat firmy czy ochrony danych osobowych, często można znaleźć tam również logo. Dobrym i często praktykowanym pomysłem jest też dodanie na samym początku stopki, zwrotu “pozdrawiam” lub “z wyrazami szacunku” i mamy pewność, że nigdy nie wyślemy wiadomości bez tych grzecznościowych pozdrowień.

Na co zwracać uwagę wysyłając wiadomość e mail?

Skoro wiemy już jak napisać maila w poprawny sposób, dobrze byłoby zastanowić się, na co zwrócić szczególną uwagę przed samym jego wysłaniem- pamiętajmy o tym, że raz wysłanego maila nie możemy już zawrócić. Dlatego przed kliknięciem przycisku “wyślij” bezwzględnie czytamy całą treść- sprawdzamy czy nie ma literówek, niewłaściwej składni i czy nie wkradły nam się niechciane czy niewłaściwie/ podwójnie skopiowane zdania, co jest szczególnie ważne w korespondencji oficjalnej. Zawsze też powinniśmy postawić się w sytuacji odbiorcy i zastanowić się, czy aby na pewno stworzona przez nas treść jest czytelna i jasna w odbiorze.

Inną ważną kwestią jest to, aby sprawdzić czy na pewno wysyłamy list do odpowiedniego adresata i czy dołączone załączniki są właśnie tymi, które chcemy wysłać- dobrze jest otworzyć je jeszcze przed wysyłką, by uniknąć niepotrzebnych komplikacji, w razie gdyby zamiast obiecanego zestawienia danych adresat dostał na przykład zdjęcie naszego psa! Pole “odbiorca” najlepiej uzupełniać jako ostatnie, uchroni nas to przed przypadkowym wysłaniem niekompletnej bądź niesprawdzonej dokładnie wiadomości.

Zawsze dbajmy też o przestrzeganie przepisów związanych z ochroną danych osobowych, nie wysyłajmy pochopnie i bez zastanowienia informacji na temat innych osób, szczególnie tych wrażliwych. W razie wątpliwości zawsze warto porozmawiać z inspektorem danych osobowych w swojej firmie bądź skonsultować sytuację na infolinii Biura Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych, gdyż konsekwencje przekazania danych osobie nieuprawnionej mogą być nad wyraz nieprzyjemne i poważne.

Czego nauczyłeś się z wpisu “jak pisać maile / jak napisać e-mail”.

Rafał Szrajnert- uniqueSEO team
Rafał Szrajnert- uniqueSEO team
UniqueSEO to najlepsza agencja marketingowa w Polsce. Tworzymy i kreujemy udane kampanie, pozycjonowanie, SEO i całą strategię internet marketing. Nie czekaj, dołącz do nas!

Dodaj komentarz

Twój adres e-mail nie zostanie opublikowany. Wymagane pola są oznaczone *

POBIERZ SWÓJ DARMOWY RAPORT TERAZ ZANIM TA STRONA ZNIKNIE

Ten DARMOWY raport ujawnia sekrety  które spowodują znaczny wzrost Twoich zarobków i sprzedaży z reklam... (sekrety prosto ze źródła)