Jak korzystać z autorespondera na koncie pocztowym?

Chcesz zawsze być w kontakcie ze swoimi klientami i kontrahentami, nawet podczas Twojej nieobecności w biurze? Wybierasz się na urlop i przekazujesz swoje obowiązki innej osobie, do której zostawiasz kontakt?

Warto rozważyć ustawienie automatycznego e-maila zwrotnego na swoim koncie pocztowym.

Dowiedz się, czym jest autoresponder i sprawdź, jak go ustawić.

Co to jest autoresponder?

Każdy dostępny program do obsługi poczty elektronicznej umożliwia stworzenie i uruchomienie tak zwanego asystenta nieobecności, czyli autorespondera. Jest to wiadomość automatyczna, którą wysyła nasze konto pocztowe w odpowiedzi na wiadomość wysłaną przez nadawcę.

Po przyjściu wiadomości na naszą skrzynkę autoresponder wysyła stworzoną wcześniej przez nas treść. Powinna być odpowiednio sformułowana, ponieważ napisanie zwrotu „przebywam na urlopie” lub „nie ma mnie w pracy”, jest zbyt ogólnikowe, a także nie podtrzymuje kontaktu i korespondencji.

Może być również odebrane przez nadawcę jako nieco lekceważące. Stwierdzić można, iż autoresponder ma ważne zadanie dotyczące budowania pozytywnych relacji.

🥇POBIERZ SWÓJ DARMOWY RAPORT TERAZ ZANIM PRZECZYTA GO KONKURENCJA

Ten DARMOWY raport ujawnia sekrety które spowodują znaczny wzrost Twoich zarobków i sprzedaży.💸💸💸

First NameImię

Your emailWpisz swój email

WYŚLIJ

🔐 Twoje dane są bezpieczne.🔐 (sekrety prosto ze źródła, tylko konkrety-zero spamu).

Dzięki możliwości, jaką daje autoresponder, można poinformować także współpracowników oraz innych klientów o swojej nieplanowanej i planowanej nieobecności.

Jest on dostępny w Outlooku, Gmailu oraz Thunderbird. W czasie ustawiania autorespondera można uwzględnić różne reguły, na przykład treść dla osób z firmy lub spoza niej. Dobrą opcją jest możliwość określenia ram czasowych do wysyłania odpowiedzi.

Jakie zalety niesie ustawienie autorespondera? (Autoresponder treść)

W przypadku nagłej choroby lub krótkiego wyjazdu czy urlopu dobrze jest ustawić autorespondera. Dzięki temu klienci i partnerzy będą szybko poinformowani, o planowanej dacie powrotu lub najszybszego możliwego kontaktu. Będą też pewni, iż wiadomość przez nich przesłana trafiła do adresata, a nie do spamu.

Treść automatycznej wiadomości można dowolnie modyfikować. Powinna zawierać takie informacje jak dane osoby do kontaktu lub numer telefonu, który jest do dyspozycji w sprawach pilnych i nagłych.

Ciekawym rozwiązaniem w aspekcie treści wiadomości jest utworzenie jej wzoru w formie formularza. Nie będzie dzięki temu potrzeby pisania nowej wiadomości przy każdej nieobecności w biurze. Znakiem x trzeba zaznaczyć odpowiedni wiersz w wiadomości i dodać datę planowanego powrotu.

Nadawca może znaleźć wówczas odpowiedź na pytanie, co dalej będzie się dziać z jego wiadomością. Podawanie w tym miejscu powodu naszej nieobecności jest mniej ważne.

Tak czy inaczej, warto pomyśleć, nad automatyczną odpowiedzią na naszym koncie pocztowym. Jest to całkowicie darmowe, a dzięki temu można zyskać spokój. Unika się w ten sposób niepotrzebnych domysłów na temat przyczyny braku odpowiedzi na wiadomości lub kontaktu z firmą.

Przykład co napisać w treści autorespondera?

Wiadomość autorespondera powinna zawierać informacje o:

• powodzie nieobecności
• jak długo będziesz niedostępny,
• kiedy odpowiesz na wiadomość e-mail,
• co stało się z wiadomością,
• czy wiadomość została przekierowana do innej osoby.

Jak aktywować autorespondera na koncie pocztowym?

Sposób ustawienia wiadomości automatycznej jest uzależniony od rodzaju klienta pocztowego, którego używamy do obsługi naszego konta. Jednym z najbardziej popularnych jest Gmail.

Po zalogowaniu się na konto należy kliknąć ustawienia znajdujące się w prawym górnym rogu. Dalej wybieramy polecenie Zobacz wszystkie ustawienia. Przechodzimy do sekcji Wiadomość o nieobecności. Zaznaczyć trzeba właśnie opcję Wiadomość o nieobecności włączona.

Następnie wypełnić trzeba wszystkie pola i zaznaczyć lub nie opcję, która aktywuje autorespondera u osób należących do kontaktów właściciela konta pocztowego. Oczywiście trzeba zapisać zmiany i gotowe.

Asystent nieobecności przesyła wiadomość e-mail w odpowiedzi na zapytanie klienta. W tym momencie zapewnia dostęp do najważniejszych informacji.

W przypadku gdy właściciel konta pocztowego, czyli nasz adresat posiada skrzynki e-mail z adresami takimi jak: kontakt@, reklamacje@ oraz oferta@, może stworzyć spersonalizowaną odpowiedź z autorespondera. Dobrze jest, gdy jest tam zawarty kontakt, określony czas na odpowiedź, a także możliwości i kanały komunikacji.

Ten sposób konfiguracji autorespondera może różnić się oczywiście w zależności od dostawcy serwera poczty oraz samego programu pocztowego.

Podsumowanie

A jak jest u Ciebie?

Przy okazji, daj znać co sądzisz o dzisiejszym wpisie pt. Autoresponder (asystent nieobecności) Co napisać i przykład jak ustawić?

Napisz w komentarzu.